6.6. Заявки на закупку

Заявка на закупку — список позиций, которые нужно заказать у одного поставщика. Система отслеживает, сколько по заявке уже пришло, и закрывает её, когда поставка завершена. Заявки создаются вручную или автоматически, когда остаток падает ниже минимума.

«Новая», «Принята в работу» и «Заказана» считаются открытыми.

Список заявок

Склад → Заявки на закупку.

• Колонки: номер (ЗЗ-000003), дата, статус, поставщик, позиций, сумма, получено («N из M» строк), ответственный, «автоматически», комментарий.
• Фильтры: Статус (по умолчанию «Открытые»), поле «Поставщик», поле «Номенклатура» (заявки, где есть эта позиция), Ответственный (с быстрым выбором «Мои заявки»), переключатель Все заявки / Автоматические.
• Внизу — итоги: число заявок и сумма. Отменённые заявки серые.
• Кнопки в конце строки: карточка заявки, «Принять в работу» (у новой), «Отметить как заказанную» (у новой и принятой), «Отменить заявку» (у открытой); все три — с подтверждением.
• Операции → Документы — прикреплённые файлы заявки: счёт и коммерческое предложение поставщика, переписка. Их можно добавлять на любом статусе.

Создать заявку

1. Нажмите «+». В окне «Новая заявка на закупку» укажите поставщика (поиск по названию или ИНН), ответственного (по умолчанию — ответственный по автозаявкам) и при необходимости комментарий.
2. Нажмите «Создать»: откроется карточка заявки.
3. Добавьте позиции кнопкой «+» над таблицей: позиция, количество, цена (пусто — закупочная цена из номенклатуры). Одна позиция — одной строкой.

Карточка заявки

• Вверху — статус, дата, сумма, сколько строк получено и плашка «Создана: автоматически» у автозаявки; ниже поставщик, ответственный, комментарий.
• Кнопки: «Сохранить», «Принять в работу», «Заказана», «Отменить заявку», «Печать». Принять в работу и отметить заказанной можно только заявку хотя бы с одной позицией: «Добавьте в заявку хотя бы одну позицию».
• Операции над позициями → Документы — те же прикреплённые файлы заявки, что и из списка.
• В таблице позиций: артикул, наименование, единица, количество, цена, сумма, получено, осталось, «закрыта».
• Кнопки строки: изменить, удалить (нельзя, если по позиции уже был приход), «Закрыть строку» — если поставщик больше не привезёт остаток (недопоставка); закрытая строка серая.
• Заявку, по которой уже был приход, отменить нельзя: закройте недопоставленные строки.

«Печать» выводит «Заявку поставщику № ЗЗ-… от …»: реквизиты вашей организации, поставщик с ИНН, ответственный, позиции (без закрытых строк), итог, сумма прописью, подпись ответственного. Её можно отправить поставщику в PDF.

Оприходовать поставку по заявке

1. Склад → Складские документы → «+» → «Приходная накладная», причина «От поставщика».
2. В поле «Заявка на закупку» выберите заявку (в списке открытые заявки этого поставщика; если поставщик не выбран, он подставится из заявки). Сохраните документ.
3. Операции → Заполнить по заявке над строками: система переспросит, затем сохранит приход и добавит позиции с остатком к получению по цене заявки (те, что уже есть в документе, повторно не добавляются). Количество поправьте по факту поставки. Серийные номера позиций с серийным учётом введите вручную — система предупредит, у каких строк.
4. Проведите документ.

После проведения заявка, у которой все строки получены или закрыты, становится «Закупленной». В печати прихода есть строка «Заявка на закупку: ЗЗ-… от …».

Автоматические заявки

Включаются администратором в Администратор → Настройки системы, вкладка Склад (нужен ответственный; 11.3).

После проведения расхода или инвентаризации система проверяет позиции документа: если остаток по всем складам стал ниже минимального запаса, позиция добавляется в заявку её поставщику по умолчанию (из номенклатуры; позиция без поставщика попадает в заявку без поставщика — её не принять в работу и не заказать, пока не указан поставщик: «Укажите поставщика»):

• количество — до максимального запаса; если максимум не задан — до двойного минимума;
• цена — закупочная;
• строка попадает в открытую заявку этого поставщика в статусе «Новая», а если такой нет — в новую автоматическую заявку;
• позиция, у которой есть неполученный остаток в любой открытой заявке («Новая», «Принята в работу», «Заказана»), повторно не добавляется.

Перемещение автозаявку не запускает: остаток по всем складам не меняется.

Пользователь, связанный с ответственным сотрудником, получает уведомление «Новая заявка на закупку ЗЗ-…» или «В заявку ЗЗ-… добавлены позиции» со списком позиций, остатков и минимумов; ссылка открывает карточку заявки. Уведомление о новой заявке приходит ответственному и при создании заявки вручную, если её создал не он.