1.5. Архив и сведения о записи
Зачем архив
Записи справочников и учёта (объекты, клиенты, сотрудники, номенклатура, склады, услуги, классификаторы и другие) не удаляются навсегда, а отправляются в архив. Архивная запись пропадает из обычного списка и из выпадающих списков в формах, но остаётся в базе: на неё по-прежнему ссылаются старые заявки, документы и отчёты, и её можно вернуть.
Удаляются насовсем только черновики, которые ещё ни на что не повлияли, например непроведённый складской документ.
«Активные / Архивные»
В панели фильтров списка есть переключатель «Активные». По умолчанию список показывает только действующие записи.
- Щёлкните переключатель — он станет «Архивные» и подсветится: в списке останутся только записи из архива. Кнопка «+» (Добавить) в этом режиме скрыта.
- Щёлкните ещё раз или нажмите «Сбросить всё» — вернутся действующие записи.
Режим запоминается до ухода со страницы: после возврата кнопкой «Назад» список откроется в том же режиме, а переход по меню снова покажет действующие записи.
Отправить в архив
- Найдите запись в списке.
- Нажмите значок корзины в строке.
- Подтвердите вопрос вида «Отправить объект в архив?».
Запись пропадёт из списка; появится сообщение об успешном действии.
Почему архив запрещён
Система не даёт отправить в архив запись, без которой «повиснут» действующие данные. Тогда появляется сообщение с причиной, например:
| Сообщение | Что сделать сначала |
|---|---|
| Нельзя архивировать объект: есть активные дочерние объекты (2) | Отправить в архив дочерние объекты |
| Нельзя архивировать объект: есть активные подписки (1) | Закрыть подписки объекта (раздел «Финансы») |
| Нельзя архивировать объект: на объекте смонтировано оборудование (3) | Демонтировать оборудование (раздел «Склад») |
| Нельзя архивировать объект: на объекте есть активное плановое ТО (1) | Отправить в архив записи планового ТО объекта |
| Нельзя архивировать юридическое лицо: есть неоплаченные счета (2) | Дождаться оплаты или аннулировать счета |
| Сотрудник — материально ответственное лицо активного склада «Центральный»: сначала назначьте складу другое материально ответственное лицо | Сменить материально ответственное лицо склада |
| Нельзя архивировать склад: есть остаток или резерв по позициям (5) | Переместить или списать остатки |
Число в скобках — сколько связанных записей мешает. Уберите причину и повторите.
Восстановить из архива
- Включите режим «Архивные».
- Нажмите в строке значок со стрелкой назад «Восстановить».
- Подтвердите вопрос вида «Восстановить … из архива?».
Запись вернётся в обычный список. Включите «Активные», чтобы её увидеть.
Архивные записи в других местах
- В списках связанные архивные записи помечены «(архив)»: например, архивный клиент или договор в строке объекта.
- В выпадающих списках форм архивных значений нет. Если запись уже ссылается на архивное значение (клиент, объект, склад, позиция номенклатуры), в поле оно показывается с пометкой «(архив)».
- В отчётах с флажком «Включая архивные» архивные строки выделены серым курсивом и пометкой «(архив)».
- Документы записи из архива можно смотреть и скачивать, но новые не добавляются.
Сведения о записи
Кто и когда создал запись, кто последним её менял и кто отправил в архив, видно в окне «Сведения о записи»:
- Щёлкните строку правой кнопкой мыши.
- Выберите «Сведения о записи».
В окне до трёх строк: «Создано», «Изменено» и «В архиве» — дата, время и ФИО пользователя. Строки, которых не было (запись не менялась или не в архиве), не показываются. Закрыть — кнопка «Закрыть» или Esc.
Подробная история изменений по полям не ведётся: видно только последнее изменение.