3.4. Карточка заявки на техническое обслуживание

Карточка — рабочее место техника по одной заявке: что сделано, какие материалы ушли со склада, что проверено по чек-листу, подписан ли акт. Откройте Обслуживание → Техническое обслуживание, выберите заявку и нажмите Операции → Карточка заявки. Карточка открывается и с вкладки «Техническое обслуживание» обслуживания объекта. Стрелка «Назад» возвращает в список на ту же заявку.

Плашка заявки

Под заголовком «Заявка на техническое обслуживание № N» — главные сведения:

Панель действий

Над вкладками — кнопки действий над заявкой. Видны только доступные сейчас:

У выполненной заявки работы, материалы и чек-лист только для просмотра: кнопок добавления и правки на вкладках нет. Заявка из архива открывается только для просмотра.

Работы

Вкладка «Работы» — что техник сделал на объекте: работа, код, количество, единица, цена, сумма, исполнитель, комментарий. Внизу — «Работ: N» и «Итого работы: сумма».

Добавить работу: «+» над таблицей, откроется окно «Новая работа»:

1. «Работа из каталога» — начните вводить код или название работы. Цена подставится из каталога работ.
2. Если нужной работы в каталоге нет, оставьте поле пустым и заполните «Наименование своей работы» и цену.
3. Укажите «Количество», при необходимости смените «Исполнителя» (по умолчанию — исполнитель заявки) и напишите комментарий.
4. Нажмите «Сохранить».

Цену работы из каталога меняет только пользователь с разрешением на изменение цен в заявке; остальные видят подсказку «Цена работы из каталога подставляется сама; для своей работы цену можно указать.». Если у работы из каталога есть шаблон чек-листа, его пункты появятся на вкладке «Чек-лист».

Карандаш в строке правит работу, корзина удаляет её: «Удалить работу «…» из заявки? Чек-лист этой работы удалится, если других работ с ним в заявке нет.»

Материалы

Вкладка «Материалы» — оборудование и расходники, которые техник взял со склада для этой заявки: склад, номенклатура, единица измерения, количество, серийные номера, цена, сумма, «Установить на объект» и «Накладная» — складской документ, в который попал материал. Внизу — «Материалов: N» и «Сумма материалов».

Добавить материал: «+» над таблицей, окно «Новый материал»:

1. «Склад» — по умолчанию подотчётный склад исполнителя (склад, где он ответственный), если такой есть.
2. «Номенклатура» — начните вводить артикул или название. В списке только позиции, которые есть на складе, с доступным количеством: «KL-100 — Клавиатура управления (доступно 2)».
3. «Количество». Для позиций с серийным учётом количество не вводится: отметьте «Серийные номера» из свободных на складе, количество посчитается само.
4. «Цена» подставляется из номенклатуры; менять её может пользователь с разрешением на изменение цен.
5. «Установить на объект» — для оборудования с серийным номером: при завершении заявки оно встанет на учёт как установленное на объекте (6.5. Оборудование на объектах).
6. Нажмите «Сохранить».

Как материалы связаны со складом:

• При сохранении система сама создаёт расходную накладную в статусе «В резерве» — одну на склад и вид расхода («Использовано по заявке» или «Установлено на объекте»). Материал отложен: доступный остаток склада уменьшился, физический — ещё нет.
• При завершении заявки накладные проводятся датой завершения: материалы списываются со склада.
• Удалить материал («Удалить материал «…» из заявки? Резерв на складе снимется.») или изменить его можно, пока накладная в резерве. Если кладовщик уже провёл или отменил её на складе, карандаш и корзина в строке бледные: «Материал уже проведён или его документ отменён на складе: обновите вкладку «Материалы»».
• Пользователи склада открывают накладную щелчком по её номеру в колонке «Накладная» (страница 6.3. Складские документы).

Чек-лист

Вкладка «Чек-лист» — пункты проверки из шаблонов чек-листов работ заявки. Пункты сгруппированы по чек-листам; над таблицей — счётчик «Заполнено N из M обязательных (всего ответов K из L)». Обязательный пункт без ответа выделен красным.

Чтобы ответить, нажмите карандаш в строке (или дважды щёлкните её). В окне «Пункт N» — текст пункта (с пометкой «(обязательный)»), «Ответ» — «Да», «Нет» или «Не применимо», а у пунктов с текстовым ответом — текст (например, измеренное напряжение), и «Комментарий». Кто и когда ответил, видно в таблице.

Если чек-листа нет, на вкладке написано «Чек-листа нет: он появляется, когда в заявку добавлена работа с шаблоном чек-листа».

Документы

Вкладка «Документы» — файлы заявки: фотографии до и после работ, сканы, подписанный акт. Работает как страница документов (1.6. Документы и комментарии).

Акт

Вкладка «Акт» — отметка о подписании акта клиентом.

1. Нажмите «Печать акта» на панели действий, распечатайте акт и дайте клиенту на подпись.
2. Подписал — отметьте «Акт подписан клиентом» и «Дату подписания». Отказался — оставьте флажок пустым и напишите «Причину отказа клиента подписать акт».
3. Нажмите «Сохранить»: появится «Отметка об акте сохранена».
4. Скан или фото подписанного акта приложите на вкладке «Документы» с категорией «Акт заявки».

Акт выполненных работ — работы с суммами, материалы, ответы чек-листа (обязательные пункты отмечены звёздочкой), итоговая стоимость работ и материалов, подписи техника и клиента.

SLA и комментарии

Вкладка «SLA и комментарии»:

• плашка SLA: Правило SLA, Реакция до, Начало работ (реакция), Решение до, Выполнена, На паузе всего; если правило не подошло — «Без SLA: ни одно правило к заявке не подошло»;
• таблица пауз SLA: с какого и по какое время, причина, комментарий;
• лента комментариев заявки (1.6. Документы и комментарии). Сюда же система сама пишет причины повторного открытия и завершения без обязательных пунктов чек-листа.

Завершить заявку

Нажмите «Завершить». Система спросит: «Завершить заявку № N? Статус станет «Выполнена», материалы в резерве спишутся со склада; работы, материалы и чек-лист после этого не меняются.» У платной заявки добавится «Будут созданы начисления клиенту на сумму …». После подтверждения — «Заявка выполнена».

Перед завершением система проверяет заявку. Если что-то не так, появится «Заявку нельзя завершить: …» со списком причин через точку с запятой:

Обязателен ли чек-лист и подписанный акт, задаёт администратор: Администратор → Настройки системы, вкладка «Заявки» (11.3; по умолчанию чек-лист обязателен, акт — нет).

Без обязательных пунктов чек-листа. Пользователь с разрешением на завершение без чек-листа увидит вместо отказа окно «Завершить без обязательных пунктов»: «Не заполнены обязательные пункты чек-листа: N из M. Заявку можно завершить без них, указав причину — она попадёт в комментарии заявки.» Напишите причину и нажмите «Завершить».

Платная заявка

Флажок «Платная» ставится в окне заявки (вкладка «Реквизиты заявки») или приходит из записи планового ТО. При завершении платной заявки система создаёт клиенту начисления — по строке на каждую работу и материал; они попадают в счёт вместе с абонентской платой (страница 5.4. Периоды и начисления). Для этого нужно:

Открыть повторно

Если работу нужно продолжить после завершения (клиент сообщил, что неисправность осталась), пользователь с разрешением на повторное открытие нажимает «Открыть повторно». В окне «Открыть заявку повторно» укажите «Причину повторного открытия» и нажмите «Открыть повторно»: статус вернётся в «На исполнении», дата исполнения очистится, причина попадёт в комментарии. Начисления платной заявки сторнируются и создадутся заново при следующем завершении.