5.9. Выгрузка в 1С
Бухгалтерский учёт ведётся в 1С, а guarderp передаёт туда реализации: акты оказанных услуг за период. Система формирует файл XML, который загружается в 1С; в 1С по нему создаются документы реализации.
Настройка загрузки на стороне 1С (разбор файла, создание документов) выполняется специалистом по 1С. Подробное описание формата, XML-схема и пример файла лежат в каталоге doc\exchange-1c (format.md, guarderp-realization.xsd, example.xml): их можно передать специалисту по 1С как есть. Краткое описание есть в технической документации.
Страница «Выгрузка в 1С»
Финансы → Выгрузка в 1С.
Верхняя панель задаёт, что выгружать:
| Параметр | Значения |
|---|---|
| Юрлицо | Какая ваша организация выгружается (должен быть заполнен ИНН) |
| Год и Месяц | Период по дате акта. Есть вариант «Весь год». По умолчанию выбран прошлый месяц |
| Отбор | «Подписанные акты» (по умолчанию) или «Все выставленные акты» |
| Первичная / Повторная выгрузка | Повторная включает акты, которые уже выгружались |
Сформировать файл
- Выберите параметры.
- Нажмите «Сформировать файл…». Появится окно с итогами.
В окне видно, сколько актов попадёт в файл и на какую сумму, сколько из них уже выгружалось, а также список клиентов и услуг, не сопоставленных с 1С. Это предупреждение: выгрузку оно не блокирует, 1С найдёт клиента по ИНН, а услугу по коду.
- Нажмите Сформировать. Файл попадёт в журнал выгрузок. Скачать его можно в журнале: Операции → Скачать файл. Автоматически файл не скачивается.
Журнал выгрузок
В журнале видно дату формирования, юридическое лицо, период, отбор, число актов, сумму, признак повторной выгрузки, статус, дату отметки о загрузке и сообщение.
| Статус | Что означает |
|---|---|
| Сформирована | Файл создан, в 1С ещё не загружен |
| Загружена в 1С | Вы отметили, что файл загружен |
| Ошибка | Файл не удалось сформировать (причина в сообщении) |
| Отменена | Выгрузка отменена, документы снова можно выгрузить |
Меню Операции в журнале:
- Скачать файл.
- Отметить загруженной в 1С: ставится вручную после загрузки (с автором и датой), после вопроса «Отметить выгрузку от … загруженной в 1С?».
- Снять отметку о загрузке — тоже после вопроса.
- Отменить выгрузку: см. ниже.
- Сопоставления с 1С.
Отменить выгрузку
Если выгрузили не тот период или не то юридическое лицо, выгрузку можно отменить: Операции → Отменить выгрузку, причина обязательна. С актов и счетов выгрузки снимается признак «выгружено», выгрузка получает статус «Отменена», после чего их снова можно выгрузить, аннулировать, а период с ними открыть повторно.
Отменить нельзя, если:
- выгрузка отмечена «Загружена в 1С» (сначала снимите отметку, но только если файл действительно не загружен в 1С);
- это повторная выгрузка;
- документы уже вошли в более позднюю повторную выгрузку;
- выгрузка создана до появления этой возможности.
Сопоставления с 1С
Операции → Сопоставления с 1С. Здесь каждому клиенту, услуге и вашему юридическому лицу можно задать код в 1С. Если код задан, он попадает в файл вместе с остальными реквизитами.
- Фильтры Тип и Сопоставление (значение «Не сопоставлено» покажет, чему ещё не задан код).
- Двойной щелчок или карандаш в строке («Редактировать») позволяет ввести код; пустой код снимает сопоставление; код уникален среди объектов одного типа.
- Кнопка Импорт из CSV загружает коды из файла: разделитель «;», строки вида
тип;ИНН или идентификатор;код в 1С[;КПП]. Типы: «Организация», «Физлицо», «Услуга» (вместо ИНН указывается код услуги), «Исполнитель». Заголовок пропускается, кодировка UTF-8 или Windows-1251. После импорта система показывает, сколько сопоставлено и какие строки ошибочные.
Договоры в сопоставлениях не участвуют.
Что попадает в файл
- Для каждого акта: номер и дата акта guarderp (по ним в 1С создаётся реализация с тем же номером), номер и дата договора, сумма и НДС.
- Клиент: наименование, ИНН, КПП, ОГРН; у физического лица ФИО и ИНН. Адрес клиента не передаётся.
- Строки: услуга (код и название), единица измерения (названием), количество, цена, сумма, ставка и сумма НДС.
- Ключ реализации в 1С: юрлицо (ИНН и КПП) плюс номер и дата акта.
Что нельзя после выгрузки
- Выгруженный акт и его счёт нельзя аннулировать.
- Расчётный период, в котором есть выгруженный счёт, нельзя открыть повторно.
Чтобы изменить такой документ, сначала отмените выгрузку (если она не отмечена как загруженная в 1С), либо внесите исправление корректировкой в открытом периоде.