1.6. Документы и комментарии
К записям системы можно прикладывать файлы и оставлять комментарии. Так устроено у объектов охраны, юридических и физических лиц, договоров, заявок всех трёх видов, сотрудников, складских документов, заявок на закупку и статей базы знаний.
Где открыть
- В списке: выберите строку и нажмите Операции → Документы или Операции → Комментарии. Откроется отдельная страница с кнопкой «Назад», названием записи и плашкой её реквизитов.
- В карточке заявки на техническое обслуживание и в статье базы знаний документы и комментарии — на вкладках карточки.
Документы
Документы — список файлов записи: договоры, акты, сканы, фотографии, письма.
Колонки: Имя файла, Категория, Размер, Загрузил, Дата. В скрытой колонке — Описание, по ней тоже работает поиск. Чип «Категория» оставляет файлы одной категории.
Добавить документы
- Нажмите «+» (Добавить документ).
- В окне «Добавление документов» выберите Категорию (обязательно) и при желании напишите Описание — до 500 символов.
- Перетащите файлы в окно или нажмите область «Перетащите файлы сюда или нажмите, чтобы выбрать». Можно добавить несколько файлов сразу; лишний файл убирается крестиком в его строке.
- Нажмите «Сохранить».
Под областью для файлов указано, какие типы разрешены и какой наибольший размер файла (обычно 25 МБ). Обычно разрешены PDF, документы Word и Excel, текст, CSV, изображения (JPG, PNG, GIF, WEBP, TIFF, HEIC) и письма (EML, MSG); точный список задаёт администратор. Сообщения при загрузке:
| Сообщение | Что значит |
|---|---|
| Выберите категорию | Категория не выбрана |
| Файл «…» больше 25 МБ | Файл слишком большой: уменьшите или разбейте |
| Файлы типа «…» не допускаются. Допустимые типы: … | Тип файла не разрешён |
| Файлы типа «…» загружать нельзя | Исполняемые и другие опасные файлы запрещены всегда |
Посмотреть и скачать
Значки в строке документа:
- Лупа — предпросмотр: файл открывается в окне, без скачивания. Есть у PDF и изображений; у других типов значка нет, место остаётся пустым.
- Стрелка вниз — скачать файл.
- Карандаш — сменить категорию и описание файла. Сам файл не заменяется: загрузите новый и удалите старый.
- Корзина — удалить документ. Свои документы удаляет любой, кто может добавлять; чужие — только пользователь с разрешением «Удаление чужих вложений».
Удалённый документ не пропадает насовсем: переключатель «Активные / Архивные» показывает удалённые документы, а значок «Восстановить из архива» в строке возвращает документ (свой — любой, кто может добавлять; чужой — с тем же разрешением).
Список категорий ведётся в Справочники → Классификаторы (классификатор «Категория документа», страница 10.1. Классификаторы).
Добавлять и удалять документы может тот, у кого есть право менять саму запись. Если кнопки «+» нет, у вас есть право только на просмотр, или запись в архиве.
Комментарии
Комментарии — лента заметок по записи: кто, когда и что написал. Например, договорённости с клиентом по объекту или ход работы по заявке.
- Написать. Введите текст в поле «Оставьте комментарий...» и нажмите «Добавить комментарий» или Ctrl+Enter. Под полем — число набранных символов.
- Лента — новые сверху. У каждого комментария — автор, дата и время. Пометка «(изменено)» значит, что текст правили; подсказка на ней показывает, кто и когда.
- Изменить — карандаш в правом верхнем углу комментария: окно «Редактирование комментария», «Сохранить» или Ctrl+Enter.
- Удалить — корзина рядом с карандашом, система переспросит «Удалить комментарий?».
- Поиск — строка «Поиск по комментариям…» в заголовке ленты.
- Рядом с заголовком «Комментарии» — их число. Длинная лента листается по страницам (10, 30 или 50 комментариев).
Комментарии общие: править и удалять их может любой, у кого есть доступ к записи. Например, исправить опечатку коллеги.