2.5. Юридические и физические лица

Клиенты ведутся в двух списках: Клиенты → Юридические лица (организации и индивидуальные предприниматели) и Клиенты → Физические лица. Оба списка устроены одинаково: таблица, поиск, переключатель «Активные / Архивные», «Операции» и печать (1.3. Работа со списком).

Юридические лица

Колонки: Наименование, Полное наименование, ИНН, КПП, ОГРН; под таблицей — «Всего юридических лиц: N». Поиск ищет по всем колонкам и по дополнительным полям.

Добавить или изменить

«+» (Добавить юридическое лицо) открывает окно «Новое юридическое лицо», карандаш в строке — «Редактирование юридического лица».

ИНН у юридических лиц не повторяется: «Юридическое лицо с таким ИНН уже существует». Если клиент с этим ИНН в архиве, система так и скажет: «Юридическое лицо с таким ИНН находится в архиве» — восстановите его, а не заводите заново.

Физические лица

Колонки: Фамилия, Имя, Отчество, Пол, ИНН; скрыты (включаются через «Выбор столбцов») — дата рождения, СНИЛС, номер паспорта, дата выдачи, код подразделения, кем выдан. Поиск ищет по ФИО, а по слову «мужчина» или «женщина» — по полу.

Персональные данные. В списке ИНН, СНИЛС и паспорт всегда показаны маской: •••• ••5678. Полные значения видны в окне физического лица только с разрешением на паспорт, ИНН, СНИЛС и дату рождения клиентов (по умолчанию — у ролей «Клиенты» и «Администратор»); каждое открытие записывается в журнал доступа к ПД (11.4). С этим же разрешением умный поиск ищет по ИНН, СНИЛС и паспорту и доступна «Печать». Без разрешения поля ПД в окне только для чтения с маской, а выгрузка в Excel — с маской; полные значения в Excel — с разрешением на экспорт личных данных.

Маска действует и за пределами этого списка. Без разрешения в списках выбора (плательщик в окне платежа, договор и лица на объекте, параметр «Клиент» отчётов) физлицо показывается только по ФИО, без «(ИНН …)», и поиск по его ИНН ничего не находит. ИНН клиента-физлица в «Объектах», «Дебиторке» и плашке подписок договора скрыт маской. ИНН организаций виден всем.

В этом же справочнике заводят людей, которых указывают на объектах как ответственных лиц, пользователей и контакты (2.3. Сведения об объекте), даже если договора с ними нет.

«+» открывает окно «Новое физическое лицо»:

• Фамилия, Имя, Пол — обязательно; Отчество, Дата рождения — по желанию.
• Идентификационные номера: ИНН (12 цифр, проверяется контрольное число), СНИЛС (XXX-XXX-XXX XX, проверяется контрольное число).
• Паспортные данные: номер паспорта (XXXX XXXXXX), дата выдачи, код подразделения (XXX-XXX), кем выдан.

Дополнительные поля

Если администратор завёл для юридических или физических лиц дополнительные поля (Справочники → Пользовательские поля, 10.3), в окне появляется вторая вкладка «Дополнительно», а в таблице — колонки этих полей. Обязательные дополнительные поля отмечены звёздочкой, как обычные.

Операции клиента

Выберите клиента в списке и нажмите «Операции»:

Печать выбранной строки — «Карточка юридического лица» или «Карточка физического лица».

Атрибуты: адреса и контакты

Операции → Атрибуты открывает страницу «Атрибуты юридического лица» («Атрибуты физического лица»). Под заголовком — плашка клиента: у организации наименование, ИНН и КПП, у физического лица — фамилия, имя и отчество. Ниже две вкладки:

• Адреса — тип адреса (например, «Юридический адрес», «Почтовый адрес»), сам адрес и признак «По умолчанию»;
• Контакты — тип контакта («Телефон», «Факс», «Электронная почта», «Web-адрес»), значение и признак «По умолчанию».

У каждой строки есть необязательное Описание (скрытая колонка): «для писем», «бухгалтерия, доб. 12».

• «+» — окно «Новый адрес» («Новый контакт»): тип и «По умолчанию» в первой строке, ниже значение и описание.
• Карандаш — правка; тип у сохранённой записи не меняется, при другом типе отправьте запись в архив и добавьте новую.
• Корзина отправляет адрес или контакт в архив («Отправить адрес в архив?», «Отправить контакт в архив?»).
• Один и тот же адрес или контакт того же типа дважды не добавить: «Такой адрес уже существует», «Такой контакт уже существует».

Строки отсортированы по типу, внутри типа — по адресу или контакту.

Архивные адреса и контакты. Над поиском каждой вкладки — чип «Активные / Архивные». В режиме «Архивные» видны отправленные в архив записи, у строки одна кнопка — «Восстановить» («Восстановить адрес из архива?», «Восстановить контакт из архива?»; после — «Адрес восстановлен», «Контакт восстановлен»). Восстановленная запись становится записью по умолчанию, только если в её типе сейчас нет другой записи по умолчанию. Если такой же адрес или контакт уже добавлен заново, восстановить его нельзя: «Такой адрес уже существует» («Такой контакт уже существует»). «Сбросить всё» возвращает «Активные» и очищает поиск.

По умолчанию. Адресов и контактов одного типа может быть несколько, например два мобильных телефона. В каждом типе одна запись отмечена «По умолчанию»:

• первая запись типа становится записью по умолчанию сама;
• чтобы сделать главной другую запись, откройте её карандашом и отметьте «По умолчанию» — у прежней отметка снимется;
• у записи по умолчанию флажок в окне недоступен: снять отметку можно, только отметив другую запись того же типа;
• запись по умолчанию не отправить в архив, пока у клиента есть другие записи того же типа: «Нельзя архивировать адрес по умолчанию: сначала отметьте «По умолчанию» другой адрес этого типа» (у контакта — «Нельзя архивировать контакт по умолчанию: сначала отметьте «По умолчанию» другой контакт этого типа»). Единственная запись своего типа отправляется в архив как обычно.

Среди типов адресов и контактов в классификаторе тоже один отмечен «По умолчанию» (в демонстрационных данных — «Юридический адрес» и «Телефон» у юридических лиц, «Адрес прописки» и «Телефон мобильный» у физических). Адрес по умолчанию этого типа печатается в строке покупателя счёта и заказчика акта (5.5. Счета, 5.6. Акты), телефон по умолчанию этого типа попадает в заявки по плановому ТО (3.8. Плановое ТО).

Типы адресов и контактов ведутся в Справочники → Классификаторы (10.1), отдельно для юридических и физических лиц.

Архив

Клиента отправляют в архив значком корзины в строке (1.5. Архив и сведения о записи). Система проверяет, что у клиента не осталось действующих данных: