5.2. Справочники учёта

Справочники настраиваются один раз при запуске системы и меняются редко. Правка справочников доступна администратору (подробнее — 11.2. Роли и разрешения); просматривать их может любой пользователь с ролью «Финансы».

Юридические лица компании

Финансы → Справочники → Юридические лица компании. Здесь хранятся организации вашей компании, от имени которых выставляются счета и акты.

Что указывается:

• наименование и полное наименование, ИНН (10 или 12 цифр), КПП (9 цифр), ОГРН (13 или 15 цифр);
• юридический и почтовый адреса, телефон, e-mail;
• должность и ФИО руководителя, главный бухгалтер: они подставляются на печатных формах;
• признак «Плательщик НДС»;
• срок оплаты счёта в днях (по умолчанию 10): от даты счёта до срока оплаты;
• признак «По умолчанию».

Правила:

• Одно юридическое лицо всегда «по умолчанию». Если выбрать другое, прежнее перестаёт быть основным само.
• Организацию по умолчанию нельзя архивировать.
• Реквизиты организации копируются в счёт и акт в момент выставления. Если потом поменять адрес или банк, уже выставленные документы не изменятся.
• Кнопка Печать выводит карточку организации.

Банковские счета

Банковские счета открываются из списка юридических лиц: Операции → Банковские счета. Для каждого счёта указываются банк, БИК (9 цифр), корреспондентский счёт (20 цифр, необязательно) и расчётный счёт (20 цифр). Один счёт отмечается «По умолчанию»: именно он печатается в счетах. Первый добавленный счёт становится основным автоматически. Счёт по умолчанию нельзя отправить в архив, пока у юридического лица есть другие счета: сначала отметьте по умолчанию другой.

Ставки НДС

Финансы → Справочники → Ставки НДС. Ставка задаётся по виду и периоду действия.

• Виды ставок: «Основная», «Льготная» и «Без НДС».
• Основная ставка меняется по годам: добавляется новая строка с новой датой начала, старая остаётся для прошлых периодов. Сейчас основная ставка 22 % действует с 01.01.2026.
• Периоды одного вида не пересекаются.
• Ставка «Без НДС» (0 %) служебная: «Служебную ставку «Без НДС» нельзя изменять и архивировать».
• НДС в документах берётся по ставке на дату документа, поэтому при смене ставки старые документы не пересчитываются.

Нумерация документов

Администратор → Настройки системы, вкладка Нумерация документов (нужна роль администратора, 11.3). Здесь видно, с какого номера выдаются счета, акты и складские документы.

• Номер состоит из префикса и шести цифр: СЧ-000123, АКТ-000045.
• Нумерация отдельная для каждого юридического лица, вида документа (счёт или акт) и года. В новом году нумерация начинается с единицы.
• Номер выдаётся автоматически: счёту — при выставлении, акту — при создании, без пропусков и повторов, даже если счета выставляют несколько человек одновременно.
• Префикс можно изменить (например, добавить код организации). Префикс не должен повторяться у разных видов документов одного юридического лица в одном году (складские документы тоже считаются): «Такой префикс у этого юридического лица в этом году уже используется другим видом документа».
• Строка за новый год создаётся сама при первом выставлении; префикс берётся прошлогодний.

Каталог услуг

Финансы → Справочники → Каталог услуг. Список услуг, которые вы продаёте.

У услуги есть:

• код (уникальный) и наименование;
• вид: «Абонентская», «Разовая» или «Работа»;
• единица измерения: месяц, услуга, штука, час, выезд;
• вид ставки НДС (по умолчанию «Основная»);
• признак «Периодическая»: абонентские услуги начисляются каждый месяц.

Услугу, по которой есть активные подписки, нельзя архивировать: сначала завершите подписки. Услугу, указанную в каталоге работ, тоже: «Нельзя архивировать услугу: она указана в каталоге работ (N)» (3.10).

Тарифы

Тарифы открываются из каталога: Операции → Тарифы.

Тариф задаёт цену услуги с НДС с даты начала действия. Дополнительно можно ограничить тариф:

• категорией клиента (например, «Коммерческий» или «Бюджетный»);
• типом объекта (например, «Имущество (недвижимые вещи)»).

Когда вы оформляете подписку, система сама выбирает наиболее подходящий тариф: самый конкретный по категории клиента и типу объекта, иначе тариф «По умолчанию», иначе более поздний. Чтобы изменить цену, не правьте старый тариф, а добавьте новый с новой датой начала: действующие подписки продолжат считаться по прежним условиям.

Нельзя иметь два тарифа с одинаковыми ограничениями на пересекающиеся периоды, а также два тарифа «По умолчанию» на один период.