5.4. Периоды и начисления

Каждый месяц система считает, сколько клиент должен заплатить за услуги. Эта страница описывает расчётные периоды, расчёт начислений, разовые начисления, корректировки и закрытие месяца.

Расчётные периоды

Финансы → Расчётные периоды. Расчётный период — это календарный месяц. Для каждого видно статус («Открыт» или «Закрыт»), число начислений и сумму.

• «+» открывает период за выбранный месяц; после открытия курсор встаёт на этот период. Если этот месяц уже открыт, ничего не меняется; если он закрыт — «Этот расчётный период уже закрыт».
• Одновременно открытыми могут быть не более трёх периодов (значение настраивает администратор).
• Меню Операции содержит: Запустить расчёт, Закрыть период, Открыть повторно, Начисления (список начислений периода), Журнал запусков.

Как считаются начисления

Расчёт идёт по подпискам со статусом «Активна» и «Завершена» в пределах дат периода. Черновики не считаются.

• Для каждой подписки берётся её цена, количество и скидка из действующей версии условий.
• Если услуга оказывалась не весь месяц, плата считается пропорционально дням оказания. Первый и последний день включаются.
• Если в середине месяца изменились условия, месяц считается по отрезкам: каждый со своей ценой.
• Сумма округляется один раз, в конце, до копеек.
• Цены считаются с НДС. НДС «в том числе» выделяется один раз со всей суммы месяца по ставке, действующей в последний день оказания услуги в этом месяце; если ставка не найдена, НДС считается нулевым.

Режимы «Авансом» и «По факту»

У каждой подписки есть режим:

• Авансом: за текущий месяц начисление формируется в самом начале этого месяца.
• По факту: за прошедший месяц начисление формируется в начале следующего.

Автоматический расчёт

Первого числа каждого месяца в 03:00 система сама выполняет расчёт:

1. открывает период текущего месяца и считает подписки «Авансом»;
2. открывает период прошлого месяца (если его нет) и считает подписки «По факту».

Если прошлый месяц уже закрыт, расчёт «по факту» пропускается, а финансистам приходит уведомление. Если автоматический расчёт завершился ошибкой, уведомление получают финансисты и администраторы. Автоматический расчёт можно включить или выключить на странице «Фоновые задачи» администратора (11.5).

Ручной расчёт и предпросмотр

Расчёт можно запустить и вручную, например после добавления подписок в середине месяца: выберите период и нажмите Операции → Запустить расчёт.

1. Выберите режим подписок (Авансом или По факту).
2. Нажмите Предпросмотр. Система покажет, что будет создано: итоги, предупреждения и список строк, но ничего не сохранит.
3. Если всё верно, нажмите Запустить. Начисления будут созданы.

Повторный запуск за тот же период и режим не создаёт дублей: уже рассчитанные подписки пропускаются. Результат запуска показывает, сколько начислений создано, сколько пропущено, сколько предупреждений и ошибок и на какую сумму.

Каждый запуск записывается в журнал: Операции → Журнал запусков. Там видно, кто и когда запускал расчёт, режим и результат, а также текст предупреждений.

Предупреждения

Предупреждения не останавливают расчёт, но их стоит проверить:

• нет версии условий подписки на нужную дату;
• нулевая сумма — такая подписка пропускается («нулевая сумма, подписка пропущена»);
• договор, объект или плательщик находятся в архиве;
• истёк срок договора;
• не найдена ставка НДС на дату.

Ошибками (подписка не рассчитывается) отмечаются случаи, когда не найден договор или услуга либо не определено юридическое лицо компании (исполнитель).

Список начислений

Выберите период в списке периодов и нажмите Операции → Начисления.

В таблице видно номер начисления, расчётный период, статус, объект, услугу, заявку (у начислений по заявке), плательщика, даты оказания, сумму, НДС и сумму корректировок. Фильтры в верхней панели: Статус и Вид (чипа «Период» нет, когда список открыт из периода). Поиск по номеру заявки находит её начисления (1.3. Работа со списком).

Кнопка «Печать» (рядом с экспортом в Excel) сразу строит отчёт «Начисления» за этот расчётный период с выбранными статусом и видом.

Разовое начисление

Для услуг, которых нет в подписках (монтаж, ремонт, выезд группы): нажмите «+» в списке начислений. В окне «Разовое начисление» договор ищется по номеру, названию клиента или ИНН; дальше укажите объект, услугу, дату, количество и цену (цена подсказывается из тарифа). Начисление попадёт в месяц даты, этот период должен быть открыт. Плательщиком становится клиент договора.

Корректировка

Если начисление ошибочно, его не удаляют, а исправляют корректировкой: нажмите кнопку «Корректировка» в конце строки начисления.

• Укажите сумму (больше нуля и не больше остатка по начислению) и причину: оба поля обязательны.
• После создания курсор встаёт на строку корректировки.
• Создаётся отрицательное начисление вида «Корректировка», связанное с исходным.
• Если скорректирована вся сумма начисления в статусе «Рассчитано», оно получает статус «Сторнировано». Если начисление уже вошло в счёт, остаётся отрицательная корректировка, которая уменьшит следующий счёт.
• Корректировка попадает в период исходного начисления, если он открыт, иначе в самый ранний открытый период, и войдёт в следующий счёт.
• Корректировку нельзя корректировать повторно.

Пересчитать начисление

Если начисление посчитано неверно (например, после правки версии условий), пока оно в статусе «Рассчитано», сторнируйте его полной корректировкой и запустите расчёт снова: расчёт пропускает подписки, у которых в периоде уже есть действующее начисление, поэтому без корректировки повторный расчёт его не изменит.

Долги клиентов на дату начала работы в системе отражают счетами и платежами или корректировками.

Закрытие периода

Когда месяц сверен, его закрывают: Операции → Закрыть период.

Перед закрытием система предупредит, если:

• в периоде есть начисления, не вошедшие в счёт (с количеством и суммой);
• за период есть платежи с неразнесённым остатком.

Это предупреждения: вы можете подтвердить закрытие. А вот черновики счетов закрытие блокируют: сначала выставьте их или удалите.

После закрытия:

• начисления «В счёте» становятся «Закрыто»;
• нельзя запускать расчёт, вводить разовые начисления и корректировки в этом месяце;
• исправления вносятся корректировкой в открытом периоде.

Открыть повторно можно с разрешением «Повторное открытие закрытых расчётных периодов» (по умолчанию — только администратор, 11.2), с обязательной причиной. Период нельзя открыть повторно, если в нём уже есть счета, выгруженные в 1С (сначала отменяется выгрузка). Начисления при повторном открытии возвращаются в статус «В счёте».