6.2. Справочники и настройки
Перед началом работы заполняются склады и номенклатура. Остальные справочники (причины прихода и расхода, нумерация) уже заполнены начальными значениями, их достаточно проверить.
Склады
Склад → Склады.
В списке: наименование, материально ответственное лицо, «Адрес / примечание» и «Остаток позиций» — сколько позиций на складе с ненулевым остатком. Переключатель Активные / Архивные показывает архив. Поиск работает по наименованию, ФИО материально ответственного лица и адресу.
При добавлении склада заполняются наименование, материально ответственное лицо (обязательно) и «Адрес / примечание». В списке выбора только сотрудники с ролью «Материально ответственное лицо».
- Подотчёт техника оформляется отдельным складом, материально ответственное лицо которого — сам техник, например «Подотчёт техника Савельева».
- Склад с остатком или резервом в архив не отправляется: «Нельзя архивировать склад: есть остаток или резерв по позициям (N)». Сначала переместите или спишите остаток.
Роль «Материально ответственное лицо» у сотрудника
Персонал → Сотрудники (7.1), форма сотрудника → поле «Роли». Чип «Роль» и умный поиск находят всех материально ответственных лиц. Снять роль или отправить сотрудника в архив нельзя, пока он материально ответственное лицо активного склада: сначала назначьте складу другое материально ответственное лицо.
Номенклатура ТМЦ
Склад → Номенклатура ТМЦ.
В списке: артикул, наименование, категория, единица, производитель, «Остаток всего» (сумма по всем складам), минимальный и максимальный запас, серийный учёт, оборудование объектов, поставщик, закупочная и розничная цены.
- Строки, где остаток ниже минимального запаса, подсвечены светло-оранжевым. Переключатель Все позиции / Ниже минимума оставляет только их: это список «что пора заказать».
- Фильтры Категория и Производитель, переключатель Активные / Архивные. Поиск — по артикулу, наименованию, производителю, марке, описанию, категории, единице и поставщику.
Форма позиции разбита на вкладки:
| Вкладка | Поля |
|---|---|
| Позиция | Артикул (уникален среди активных), наименование, категория, производитель, марка, описание |
| Учёт | Единица измерения, гарантия в месяцах, минимальный и максимальный запас (минимум не больше максимума), «Серийный учёт», «Оборудование объектов» |
| Цены | Вид ставки НДС, закупочная и розничная цены, поставщик по умолчанию (поиск по названию или ИНН) |
- При включении «Серийного учёта» флажок «Оборудование объектов» отмечается сам; если позиция — не оборудование объекта (например, запасной модуль), флажок можно снять.
- «Серийный учёт» меняется только до первого документа: если по позиции есть проведённые или зарезервированные документы, изменить его нельзя.
- «Производитель» выбирается из списка (классификатор «Производитель», см. ниже) и необязателен; «Марка» вводится текстом.
- «Гарантия, мес.» используется для срока гарантии установленного оборудования.
- «Поставщик по умолчанию» и пороги запаса нужны для автоматических заявок на закупку.
- Позиция с остатком или резервом в архив не отправляется.
Причины прихода и расхода, категории, производители
Справочники → Классификаторы → вкладка «Склад» (10.1). Здесь четыре списка: «Категория номенклатуры», «Производитель», «Причина расхода», «Причина прихода». Единицы измерения — на вкладке «Финансы».
Список производителей изначально пуст: нового производителя сначала добавляют здесь, затем выбирают в форме позиции.
Часть причин служебные, программа опирается на них: «Использовано по заявке», «Установлено на объекте», «Реализация клиенту», «От поставщика», «Начальный остаток», «Возврат с объекта» и причины инвентаризации. Их можно переименовать, но нельзя отправить в архив (корзины у них нет, подсказка — «Служебное значение: используется программой, архивировать нельзя»; 10.1). Свои причины добавляются как обычно.
Нумерация складских документов
Администратор → Настройки системы, вкладка Нумерация документов. Префиксы: «ПД-» — приходная накладная, «Р-» — расходная, «ПМ-» — перемещение, «ИНВ-» — инвентаризация; у заявки на закупку — «ЗЗ-». Строка года создаётся сама при первом документе этого вида; первый номер года при необходимости правит администратор. Номер присваивается при создании документа и остаётся за ним, даже если документ отменён.
Настройки склада
Администратор → Настройки системы, вкладка Склад (раздел виден только администратору).
- «Автоматические заявки на закупку» — после проведения расхода или инвентаризации система проверяет минимальный запас и добавляет недостающее в заявку поставщику (страница 6.6).
- «Ответственный по автозаявкам» — сотрудник, на которого оформляются автоматические заявки; без него автозаявки не включаются. Уведомление о новой заявке получает пользователь, связанный с этим сотрудником.