5.1. Общая картина
Раздел «Финансы» превращает договор с клиентом в денежные расчёты. Система сама считает, сколько клиент должен заплатить за месяц, готовит счёт и акт, принимает платежи и показывает, кто и сколько должен.
Путь от договора до оплаты
- Договор. У клиента есть договор, в договоре указано, какая организация вашей компании оказывает услуги (исполнитель).
- Подписка. Каждая оказываемая услуга оформляется подпиской: что за услуга, по какому объекту, с какой даты, по какой цене.
- Начисление. В начале месяца система по подпискам считает начисления: сколько клиент должен за месяц по каждой услуге.
- Счёт. Начисления клиента за период собираются в счёт на оплату. Счёту присваивается номер, считается срок оплаты.
- Акт. По выставленному счёту оформляется акт оказанных услуг. Его подписывают с клиентом.
- Платёж. Клиент платит. Платёж вводится в систему и разносится по счетам.
- Контроль. Страницы «Дебиторка» и «Финансы» клиента показывают долг, просрочку и аванс. Если нужно, печатается акт сверки или письмо-напоминание.
- Выгрузка в 1С. Акты за период выгружаются в файл для бухгалтерской системы 1С.
- Закрытие периода. После сверки месяц закрывается: его данные больше нельзя изменить.
Бухгалтерский учёт (проводки, налоги, регламентированная отчётность) остаётся в 1С. guarderp ведёт первичные документы и расчёты с клиентами, а в 1С передаёт реализации.
Словарь терминов
| Термин | Что это |
|---|---|
| Исполнитель | Юридическое лицо вашей компании, от имени которого выставляются счета и акты |
| Плательщик | Клиент (организация или физическое лицо), которому выставляется счёт |
| Услуга | Позиция каталога: например, «Мониторинг тревожной сигнализации (пультовая охрана)» |
| Тариф | Цена услуги с датой начала действия; может зависеть от категории клиента и типа объекта |
| Подписка | Услуга по конкретному объекту в рамках договора с ценой, количеством и датами |
| Условия подписки | Цена, количество и скидка с определённой даты. У подписки может быть несколько таких версий |
| Расчётный период | Календарный месяц, за который считаются начисления |
| Начисление | Запись «за какую услугу, по какому объекту, за какой период и сколько» |
| Счёт | Документ на оплату по начислениям плательщика |
| Акт | Акт оказанных услуг по счёту |
| Платёж | Поступление денег от плательщика |
| Разнесение | Привязка части платежа к конкретному счёту |
| Аванс | Часть платежа, которая не привязана ни к одному счёту |
| Сальдо | Долг клиента за вычетом аванса |
| Сторно | Исправление: обратная запись, отменяющая прежнюю |
Что есть в модуле «Финансы»
Нажмите Финансы в полосе модулей вверху экрана: в меню слева появятся пункты модуля.
| Пункт меню слева | Для чего |
|---|---|
| Расчётные периоды | Месяцы, расчёт начислений, закрытие |
| Счета | Формирование, выставление, аннулирование и печать счетов |
| Акты | Создание и подписание актов |
| Платежи | Ввод платежей и разнесение по счетам |
| Дебиторка → Список | Долги клиентов, возраст долга, акт сверки, письмо-напоминание |
| Дебиторка → Дашборд | Сводка на одной странице: задолженность, собираемость, топ должников |
| Выгрузка в 1С | Файл реализаций для 1С и журнал выгрузок |
| Справочники → Юридические лица компании | Ваши организации-исполнители, их реквизиты и банковские счета |
| Справочники → Ставки НДС | Ставки налога с датами действия |
| Справочники → Каталог услуг | Услуги и их тарифы |
Подписки открываются из других мест: из списка объектов («Операции → Услуги») и из списка договоров («Операции → Подписки»). Финансовая карточка клиента открывается из списков организаций и физических лиц («Операции → Финансы»). Нумерация счетов и актов настраивается в Администратор → Настройки системы, вкладка Нумерация документов (11.3).
Месячный цикл работы
- В начале месяца автоматически рассчитываются начисления (или вы запускаете расчёт сами).
- Проверяете начисления и предупреждения, при необходимости вносите разовые начисления и корректировки.
- Формируете и выставляете счета.
- Создаёте и подписываете акты, печатаете документы.
- В течение месяца вносите поступившие платежи и разносите их по счетам.
- Следите за дебиторкой, при необходимости печатаете акт сверки и письма-напоминания.
- Выгружаете акты в 1С.
- После сверки закрываете расчётный период.
Пример расчёта начисления
Подписка «Мониторинг тревожной сигнализации» стоит 1 800,00 в месяц, цена с НДС. Объект подключён 11 марта. В марте 31 день, услуга оказывалась с 11 по 31 марта включительно, то есть 21 день.
| Что считаем | Расчёт | Итог |
|---|---|---|
| Начисление за март | 1 800,00 × 21 / 31 = 1 219,354… | 1 219,35 |
| Со скидкой 10 % | 1 800,00 × 0,9 × 21 / 31 = 1 097,419… | 1 097,42 |
| НДС 22 % «в том числе» (без скидки) | 1 219,35 × 22 / 122 = 219,877… | 219,88 |
Округление до копеек выполняется один раз, в конце расчёта, по обычному арифметическому правилу. Цены в системе считаются с НДС: клиент платит столько, сколько указано в тарифе, а налог выделяется внутри суммы.
