6.3. Складские документы
Любое движение ТМЦ оформляется документом одного из четырёх видов. Пока документ не проведён, он «в резерве»: товар под расход уже отложен, но остаток ещё не изменился.
| Вид | Номер | Что делает |
|---|---|---|
| Приходная накладная | ПД-000012 |
Принимает ТМЦ на склад |
| Расходная накладная | Р-000034 |
Списывает ТМЦ со склада |
| Перемещение | ПМ-000005 |
Переносит ТМЦ с одного склада на другой |
| Инвентаризация | ИНВ-000002 |
Сверяет учёт с фактом и выравнивает остаток |
| Статус | Что означает |
|---|---|
| В резерве | Документ создан и правится. У расхода и перемещения товар отложен: доступный остаток уменьшился, физический — нет |
| Проведён | Документ отражён в остатках. Изменить его нельзя, можно только поправить комментарий |
| Отменён | Документ отменён до проведения, резерв снят. Номер остаётся за документом |
Журнал документов
Склад → Складские документы.
- Период — кнопки Месяц | Квартал | Год | 12 мес | Всё | …, по умолчанию текущий месяц (1.3. Работа со списком).
- Фильтры: Тип, Статус, Склад (документ попадает в отбор, если склад — источник или получатель).
- Колонки: номер, тип, дата, статус, склад, склад-получатель, причина, контрагент, отпустил, получил, сумма, заявка, объект. Отменённые документы — серым курсивом.
- Двойной щелчок по строке или Операции → Карточка документа открывает документ. Операции → Документы — прикреплённые файлы (скан накладной и т. п.), их можно добавлять и к проведённому документу. Тот же пункт есть в карточке документа: Операции над строками → Документы.
- Кнопка «Печать» печатает выбранный документ.
Создать документ
Нажмите «+» над журналом и выберите вид документа (в списке только те виды, на которые у вас есть права). Откроется окно нового документа с полями заголовка. Поля заголовка зависят от вида:
| Вид | Поля |
|---|---|
| Приходная накладная | Склад, причина (по умолчанию «От поставщика»), «Отпустил» и «Принял» (сотрудники), поставщик (поиск по названию или ИНН; обязателен для «От поставщика»), заявка на закупку (открытые заявки этого поставщика), объект — только для причины «Возврат с объекта» (поиск по названию, адресу, номеру договора или клиенту) |
| Расходная накладная | Склад-источник, причина (по умолчанию «Использовано по заявке»), заявка на техническое обслуживание (поиск по номеру, объекту, адресу, заявителю; обязательна для «Использовано по заявке»), клиент (обязателен для «Реализация клиенту»), объект (обязателен для «Установлено на объекте», подставляется из заявки; поиск по названию, адресу, номеру договора или клиенту), «Отпустил» (сотрудник; в новом документе — вы сами) и «Получил» (сотрудник из списка или ФИО текстом) |
| Перемещение | Склад-отправитель и склад-получатель (должны различаться), «Отпустил» и «Получил» |
| Инвентаризация | Склад и ответственный |
У всех видов есть дата и время документа и комментарий.
Поле, которое не относится к выбранной причине, остаётся на месте, но недоступно.
Нажмите «Сохранить»: документ получит номер и статус «В резерве», и откроется его карточка: сверху поля заголовка, ниже таблица строк, куда добавляются позиции.
Склад меняется, только пока в документе нет строк: «Склад нельзя менять, пока в документе есть строки: удалите строки или создайте новый документ».
Строки документа
Строку добавляет «+» над таблицей строк; изменить или удалить строку — кнопками в её конце или двойным щелчком.
- Позиция ищется по артикулу и наименованию. У расхода и перемещения в списке только то, что есть на складе, с подсказкой «(доступно N)».
- Количество — больше нуля. Нельзя выдать больше доступного: «Недостаточно «…» на складе «…»: требуется N, доступно M».
- Цена подставляется сама: в приходе — закупочная, в расходе — розничная; её можно изменить. У перемещения и инвентаризации цен нет.
- У расхода и перемещения, пока документ «В резерве», в таблице строк есть колонка «Доступно»; если товара не хватает, число красное.
Серийные номера
Для позиции с серийным учётом количество равно числу номеров.
- В приходе и инвентаризации номера вводятся списком (по одному в строке или через запятую) или диапазоном:
100-120,A100-A120(до 1000 номеров в диапазоне). - В расходе и перемещении номера отмечаются флажками из свободных номеров этого склада; в списке есть поиск и «Выбрать все». Номер, уже отложенный другим документом, не предлагается.
- Один и тот же номер не может лежать на двух складах или числиться и на складе, и на объекте: система назовёт, где он сейчас.
Провести или отменить
- «Провести» сохраняет заголовок и отражает документ в остатках. Документ с датой в будущем или без строк не проводится. После проведения документ меняется только в комментарии (кнопка «Сохранить комментарий»); правка строк проведённого или отменённого документа отклоняется: «Документ уже проведён или отменён: изменять его нельзя».
- «Отменить документ» — для документа «В резерве», который не нужен: резерв снимается, номер остаётся за отменённым документом. Проведённый документ отменить нельзя: ошибку исправляют встречным документом (например, приходом на тот же склад).
- «Назад» возвращает в журнал с теми же фильтрами и выделенной строкой.
Расходные накладные по материалам заявки на техническое обслуживание создаёт карточка заявки (вкладка «Материалы»): по одной на склад и признак «Установить на объект», в статусе «В резерве»; при завершении заявки они проводятся датой завершения. Кладовщик может такую накладную открыть, поправить, провести или отменить — карточка заявки покажет её как есть.
Проведение расхода «Установлено на объекте» и прихода «Возврат с объекта» меняет реестр оборудования (страница 6.5). Проведение расхода и инвентаризации может добавить позиции в заявку на закупку, если включены автозаявки (страница 6.6).
Инвентаризация
- Создайте документ «Инвентаризация», укажите склад и ответственного.
- Операции → Заполнить по остаткам над строками: в документ попадут все позиции склада с учётным количеством.
- Пересчитайте склад и введите фактическое количество в каждой строке (0 — если позиции нет). У серийных позиций введите номера, которые нашлись.
- Нажмите «Провести».
После проведения в строках видны «Отклонение», «Излишек (номера)» и «Недостача (номера)». Недостача списывается, излишек приходуется с причинами инвентаризации. Каждая позиция в инвентаризации — одной строкой.
Печать документа
Кнопка «Печать» в журнале или в карточке. Печатная форма A4 зависит от вида документа: реквизиты организации, «Вид № … от …» (непроведённый помечается «(не проведён)», отменённый — «(отменён)»), склады с материально ответственными лицами, основание, поставщик или клиент с ИНН, объект, заявка, таблица строк с серийными номерами под наименованием, подписи «Отпустил / Принял» (приход) или «Отпустил / Получил» (расход и перемещение).
- Приход и расход печатаются с ценами, суммами, НДС, итогом и суммой прописью; перемещение — только количество.
- Инвентаризация печатается как инвентаризационная опись: по учёту, фактически, излишек, недостача, подписи материально ответственного лица и комиссии.
