1.1. Как пользоваться документом

Это руководство описывает, как работать в системе guarderp. Оно разбито на группы по модулям программы: в дереве слева каждая тема — отдельная страница. Программировать и понимать устройство базы данных не нужно: всё, что описано, делается мышью в браузере.

Что есть в руководстве

Номера групп и страниц окончательные. Страница «5.2» — вторая страница группы «5. Финансы».

С чего начать

Всем, кто впервые открывает систему: прочитайте страницы группы «1. Начало» по порядку. Общие приёмы одинаковы во всех модулях, и другие разделы их не повторяют, а ссылаются на них.

• 1.2. Вход и меню — как войти, где найти нужную страницу, как сменить пароль и оформление.
• 1.3. Работа со списком — самая нужная страница: умный поиск, чипы-фильтры, «Сбросить всё», настройка колонок, Excel, печать, кнопка «Назад».
• 1.4. Окна и формы — добавление и правка записи, обязательные поля, поиск клиента или объекта, Esc.
• 1.5. Архив и сведения о записи — почему записи не удаляются, как вернуть запись и узнать, кто её менял.
• 1.6. Документы и комментарии — файлы и заметки к записи.
• 1.7. Уведомления и сессии — колокольчик, какие уведомления получать, где вы вошли в систему.
• 1.8. Задачи — поручения себе и коллегам: «Мои задачи», доска, срок и напоминание, задачи по клиенту, объекту или заявке.

Как читать по ролям

Менеджер по работе с клиентами, диспетчер — заводят клиентов, договоры и объекты охраны, ведут людей на объектах и фотографии, смотрят заявки по объекту. Раздел «Клиенты»:

• новичкам — 2.1. Общая картина: как связаны клиент, договор и объект, словарь терминов;
• новый клиент — 2.5. Юридические и физические лица, затем 2.6. Договоры клиента и 2.2. Объекты: список и форма;
• работа с объектом — 2.3. Сведения об объекте и 2.4. Обслуживание объекта.

Диспетчер, специалист, техник — регистрируют обращения клиентов, назначают исполнителей, выполняют работы на объектах и следят за сроками. Раздел «Обслуживание»:

• новичкам — 3.1. Общая картина: три вида заявок, статусы, сроки по SLA, словарь;
• приём обращений — 3.2. Абонентское обслуживание;
• работы техников — 3.3. Заявки на техническое обслуживание: список и 3.4. Карточка заявки на техническое обслуживание;
• жалобы клиентов — 3.5. Жалобы;
• назначение и перенос заявок — 3.7. Расписание исполнителей;
• регулярные работы на объектах — 3.8. Плановое ТО;
• руководителю — 3.6. Аналитика заявок и дашборд «Выполнение SLA» на странице 3.9;
• один раз при настройке — 3.9. SLA: правила, календари, дашборд и 3.10. Каталог работ и шаблоны чек-листов.

Диспетчер пульта, руководитель дежурной смены — принимают тревоги, высылают экипажи, оповещают клиентов и закрывают инциденты с результатом; ведут экипажи, смены и автомобили. Раздел «Диспетчерская»:

• новичкам — 4.1. Общая картина: путь инцидента от сигнала до закрытия, норматив прибытия, словарь;
• ежедневная работа — 4.2. Инциденты и 4.3. Карточка инцидента;
• экипажи и транспорт — 4.4. Экипажи и смены, 4.5. Автомобили;
• руководителю — 4.7. Аналитика и отчёты, настройка — 4.6. Правила автозаявок.

Бухгалтер, финансист — ведут расчёты с клиентами: начисляют плату за охрану, выставляют счета и акты, принимают платежи, следят за долгами и передают данные в 1С. Раздел «Финансы»:

• новичкам — 5.1. Общая картина: весь путь от договора до оплаты и словарь терминов;
• ежемесячная работа — 5.4. Периоды и начисления, 5.5. Счета, 5.6. Акты, 5.7. Платежи;
• один раз при настройке — 5.2. Справочники учёта и 5.3. Подписки;
• контроль и отчётность — 5.8. Дебиторка и сверка, 5.9. Выгрузка в 1С, 5.10. Отчёты финансов;
• если кнопка недоступна — 11.2. Роли и разрешения.

Кладовщик, техник с подотчётным складом, снабженец — принимают поставки, выдают оборудование на объекты, проводят инвентаризацию, заказывают то, что заканчивается. Раздел «Склад»:

• новичкам — 6.1. Общая картина: путь оборудования и материалов от поставки до объекта и словарь;
• ежедневная работа — 6.3. Складские документы, 6.4. Остатки и серийные номера, 6.5. Оборудование на объектах;
• снабжение — 6.6. Заявки на закупку;
• настройка и права — 6.2. Справочники и настройки, 11.2. Роли и разрешения.

Руководитель, кадровик — ведут сотрудников, график и табель, смотрят отчёты:

• приём, перевод и увольнение — 7.1. Сотрудники, все сведения о сотруднике — 7.2. Карточка сотрудника;
• допуски и обучение — 7.5, 7.6; график смен и покрытие постов — 7.8, 7.9;
• табель и выгрузка в зарплатную систему — 7.11. Табели, 7.12. Выгрузка табелей;
• как построить, напечатать и сохранить отчёт — 8.1. Каталог отчётов и параметры, все отчёты — 8.2. Перечень отчётов.

Все сотрудники — читают инструкции компании и это руководство: 9.1. Статьи, 9.2. Документация.

Ответственный за справочники — ведёт списки значений для форм: 10.1. Классификаторы, 10.2. Территории, 10.3. Пользовательские поля.

Администратор — заводит пользователей, выдаёт роли и разрешения, следит за работой системы: начните с 11.1. Пользователи и 11.2. Роли и разрешения; раз в неделю — 11.7. Состояние системы и 11.4. Журналы входов и доступа к ПД.

Условные обозначения

• Название меню и кнопок пишется так, как оно видно на экране: Финансы → Счета, кнопка Операции.
• Запись Финансы → Счета означает: нажать Финансы в полосе модулей вверху экрана, затем Счета в меню слева (подробнее — 1.2. Вход и меню). Если пункт лежит в группе меню, путь включает и её: Финансы → Справочники → Ставки НДС.
• Блок со светлым фоном и зелёной чертой — важное замечание или совет.
• Скриншоты сделаны на учебных данных: клиенты, суммы и номера вымышлены. Нажмите на картинку, чтобы открыть её крупно.
• Суммы в системе указываются в рублях, с копейками, формат 1 800,00.

Что нужно, чтобы начать

1. Получить у администратора учётную запись и войти в систему (страница 1.2. Вход и меню).
2. Убедиться, что в полосе модулей вверху есть нужный модуль. Вы видите только модули, на которые вам выданы права; если нужного нет, обратитесь к администратору.
3. Нажать модуль и в меню слева выбрать нужную страницу.